如何写好公文主题词？
从数量上看，一篇公文除类别词外，主题词不超过5个。以《国务院公文主题词表》为例，选择主题词的原则和方法是:从“类词”到“类属词”，从内容到形式。
《国务院公文主题词表》将主题词表分为三个等级。第一层是学科领域的分类，比如‘综合经济’，‘财政、金融’等等。第二层是类别词，即主题词的具体分类，如'工业'，'交通'，'能源'，'邮电'。“从这个意义上说，类别词有点类似于公文所在的行业划分。《国务院公文主题词表》主题词主表第一层分为13类，包括综合经济、交通运输、能源、邮电通信、旅游、城乡建设、环境保护、农林水利、气象。第二层是13类别中每一个类别的具体分类。例如，农业、林业、水利和气象可以分为四个小类。如果要自己写公文标引关键词，首先要找到公文所在的一层和二层的“行业”关键词。比如某市妇联拟一份公报，需要标注关键词，首先在叙词表中找到一级分类所在的“综合党组”(此级分类仅起指导作用，待选关键词仍在下方)，然后在下方找到二级分类所在的“党组”。这是范畴词，也是这个公文中第一个要标注的主题词。然后我们在“党组”下找出与公文主题一致的“妇女”、“儿童”这两个词，这是“通用词”，也是我们要在这个公文中标注的第二、第三主题词。再比如《国务院关于印发〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》。主题词是“秘书工作”，第一分类是“秘书与行政”。通用词是文秘工作下的公文。通用词一般在范畴词之下(第二层)。是一个能大体体现公文主题概念的词。比如在《国务院关于印发国家行政机关公文处理办法的通知》中，标注的第二个关键词就是“公文”。这个关键词在附在“秘书工作”下的词库中。通用词也可以选择在其他类别的词或“不同的主题词可以根据需要进行组合和索引”。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》中，标引类别词为“农业”，但通用名选在类别词“水利”下。《国务院关于“九五”期间深化科技体制改革的决定》的类目词是“科学技术”，但通用名“系统”在“民政、劳动人事”类目词“机构”下，“改革”在“综合经济”类目词“经济管理”下。
如果一个文档有两个以上的主题内容，可以先索引一个主题内容，然后索引第二个主题内容。例如，在《国务院关于试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》中，首先标注了反映第一主题的类别词“经济管理”，然后在该类别词下找到了通用词“企业”和“破产”；然后标出反映第二个主题的类别词“劳动”，再在类别词“劳动”后找到通用名“就业”。
词库找不到准确反映文档主题的通用字怎么办？这时，你可以在类别词中选择合适的词索引。同时在类别词后标注能够准确反映文档内容的词，并“？挂”以便区分。
相对来说，通用词的标注是最难的。它首先要求注释者理解公文的主题内容，确定主题概念。其次，要熟悉叙词表的内容，从叙词表中选择能准确反映主题概念的关键词进行标注。
很难说，一是因为数量多。国务院公文主题词表第一层只分为15类，但有1049个主题词属于通用字。其次，找到类别词后，并不是每个类别词后都能找到对应的通用名，有的还得找其他类别词，就像前面提到的《国务院关于九五期间深化科技体制改革的决定》。所以我们前面说要熟悉词库的内容。
公文中标注的最后一个(或者两个)主题词(也就是“形式”，前面的都是“内容”)最好找，因为这是公文的语言，而且是在公文的标题上。比如《国务院关于成立国务院西部大开发领导小组的决定》标题中的“决定”，既是公文的语言，也是公文中最后要标注的关键词。
值得注意的是，在审批、转发、发布文件时，主题词中的语言是审批、转发、发布文件的语言还是审批、转发、发布文件的语言？
如果只选择了一个主题词来标记语言，您可以选择已批准、转发和发布的文档的语言。如国务院《关于印发〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》，其主题为“秘书工作公文处理办法”，标注的是已公布文件的“办法”字样，而不是已公布文件的“通知”字样。如果想充分体现文档的形式，也可以同时标注两种语言；但如果用“notice”转发“notice”，为了避免语言上的重叠，只能标注一个“notice”。
1.了解主题词的架构。
公文主题词一般由范畴词和通用短语组成。(国务院公文主题词表)分三级列出。第一层是主题词的分类，只作为划定类别词和类属词的区域，方便检索和使用类别词和类属词，不作为公文主题词(即不能用于制作公文主题词)，如“01综合经济”、“05财政金融”。第二层是类别词，即主题词的具体分类，如“02交通、能源和邮电”类别中的“02A行业”、“02B交通”、“02C能源”。
“02D邮电”等。第三层是通用词，如冶金、地矿、汽车、化工等。第二层(类别词)和第三层(通用词)统称为主题词，用于索引文档主题词。
2.掌握主题词的标引方法。
(1)任何文档的主题词标引最多不超过5个词，类别词除外。
(2)主题词的标引顺序是:先标注类别词，后标注类属词。
标注通用字时，先标注反映文档内容的字，最后标注反映文档形式的字。比如，(国务院关于加强水土保持的通知)，先标注类别词“农业”，再标注通用名“水土保持”，最后标注通知。
关键词:农业水土保持须知
类别词通用词
(3)如果一个文档中有两个以上的主题内容，则应该首先索引一个主题内容，然后索引第二个主题内容。比如主题词(关于听取全国金融工作会议情况汇报和全国反走私工作会议筹备情况的会议纪要)，先索引反映第一个主题的类别词“金融”，再索引通用词“税”；然后索引反映第二主题的类别词“公安”，再索引通用词“缉私”；最后对“会议纪要”进行索引，主题词为“财税公安打击走私会议纪要”。
(4)根据需要，不同主题词可以组合标引。
比如(国务院关于加强农业生产资料价格管理并对其主要品种实行最高限价的通知)，先索引“农业”类别词，但在序号为“04A农业”的类别中找不到“信息、价格、管理”类别词。这时可以用序号为“01经济管理”的类目中的类目词“信息、价格、管理”进行分组。
(5)当在词库中找不到准确反映文档主题的通用词时，可以从通用词中选择合适的词索引。如果在整个叙词表中找不到能准确反映文档主题内容的通用词，可以改为自定义词，但要在自定义的通用词后面标注“凸”符号，但不能在上层文本中使用自定义词。
3.统一主题词的标引要求。
(2)措辞要求。最后一条，公文主题词必须严格按照上级公文主题词表及其要求拟定，不能使用上级公文主题词表中未列出或废止的类别和通用字；对于以下文本，可以使用自定义公文词库中的任何类别词和通用词。无条件的县级以下单位不得在以下文字中使用主题词。
(2)摆放要求。主题词应该放在文档最后一页背面的抄送栏。用在“主题词”之后。冒号”、“主题词”和类别词、类别词和类属词(中心词和中心词)之间用空格隔开。关键词:农业水土保持公告
(3)字体要求。“主题词”和冒号用3号黑体；词目(类别词和类属词)使用3号小标签宋河马小厨师。