如何做好办公室接待工作

范海涛

“接待也是生产力”无意中听到这句话，觉得颇有见地。接待是办公室工作中的一项常规工作。接待水平和临时应对能力可以反映一个部门乃至一个项目部的整体形象水平。在办公室工作几年，经历过一些大大小小的欢迎酒会。这里我想说一些自己的小经验，希望能分享出来。

“凡事预则立，废之。”每一次有接待任务，作为统筹者，我们都要提前考虑方方面面，从每一个细节，每一个程序流程入手，像看电影一样从自己的脑子里仔细过一遍。

接待前的充分准备是保证接待工作质量的前提。首先要沟通情况，明确上级领导此行的目的和意图。具体包括人数、身份、国籍、性别、档期等。对上级或对方的来访，也要掌握上级领导检查指导的工作、要求和活动情况，以便安排餐饮、住宿、车辆、准备汇报材料等工作。其次，我们应该仔细考虑并制定一个计划。了解上述情况后，要做好接待考察计划，主要包括所需材料准备、欢迎指导、座谈汇报、住宿安排、送行结束、宣传报道、注意事项等。计划中的每一项任务、每一个环节都要细化到部门和责任人。方案制定后，要送相关领导审核。经领导审定后，应及时通知相关人员或召开专题会议，作出详细安排，使每个参与人员明确自己的职责和任务。接待计划在执行中应根据需要随时调整，并及时通知相关工作人员。

每次检查接待，都要弄得自己手忙脚乱，总会出现差错，达不到领导满意的效果。其实早做打算，每一个可能的情况，每一个细节，扎实的安排，完全可以有条不紊的做好接待的每一项工作。

(1)欢迎沿途指导和介绍。接待车辆应按人数安排，参加接待的人员应与所接待的人员级别或身份相当或略低，并提前到达车站或约定地点。接到后，主动介绍沿途景观或接待安排，征求意见，避免冷场。打招呼的时候也要注意引导时走路的姿势，打招呼握手时的动作，介绍双方领导的顺序，坐车时的礼仪。

(2)查看现场，认真准备。现场考察要提前安排车辆，人多的时候注意车辆数量，引导客人有序乘坐。根据需要，可在前方安排引导车，将行走路线讲解清楚。安全帽、茶或矿泉水、餐巾等。应在施工现场提前准备，材料堆放整齐，横幅挂在醒目位置，展板整洁干净，能充分展示公司文化和项目部施工动态，有专人介绍施工，同时安排休息场所和方便的地方(如果要坐专列， 你要注意轨道车的布置:椅子、茶几、纸巾、垃圾桶、烟灰缸、喇叭等。 ).

(3)食宿，妥善安排。要按需安排住宿，提前沟通好酒店和房间类别，确认来访领导的身份，预留相应级别的房间，注意楼层和房号。如果在项目部的小餐厅吃饭，就得提前安排好。一、准备小餐厅的餐桌:餐桌上最好有桌布，凳子上有椅套，并及时清洗。餐具要按规格摆放整齐。有些餐具用久了有茶渍，可以用洗洁精清洗，转盘玻璃要擦洗干净。二、消毒柜、冰柜、空调等设备和绿色盆栽要清洗干净，及时刷掉上面的灰尘。第三，注意小厕所的环境卫生，不留死角。用餐要严格按照接待标准，突出时令菜等地方特色，并根据来访者的习惯安排用餐方式，特别注意饮食卫生，有无禁忌。吃饭时，单位的参加人员应与领导同等或高于领导，并安排座次。

(4)注意送行，有好的开始，有好的结束。招待会结束后，你应该安排给我送行。来不了就热情迎接，走了就冷清了，整个接待效果大打折扣。可以先帮客人订票，然后做好送站工作。

整个接待活动结束后，接待人员要对本次活动进行全面总结，看看哪些方面到位了，哪些方面还有问题或不足。要通过总结不断提高接待质量和效率。同时，作为一名办公室人员，要注重平时的学习和积累，了解和掌握各方面的知识(一切在平时工作中可以利用的资源)，尤其是项目部的建设和生产，对当地部门的情况了如指掌，为自己进一步的接待工作做好铺垫。

做好全过程的接待工作

首先，我觉得这个标题可能不太准确，因为它不能完全反映我想表达的东西，但是写一篇文章没有标题总是不行的，用“无标题”也不太好，所以暂且这样。

什么是接待工作，如何做好接待工作？不要以为接待工作是吃喝的小事，只是办公室秘书的责任。接待工作也是一项工作，而且是一项复杂的系统工作。很多时候，你只有这一次向接受者展示自己实力的机会(心里有一个“我只有这一次机会”的警告，这是做好很多工作的保证)。

另一方面，对于一个高级经理来说，他对下属和客户的了解往往只需要(而且往往只有这样)一顿饭就能看出对方的分量。上级领导考察下属的综合素质，除了业绩，最重要的就是去下属所在市场的一次会议和一次饭局沟通。所以重要的接待工作往往是接待方的第一、第二领导来做。尼克松总统访华时，周总理亲自负责接待。最终宾主尽欢，会面捐弃前嫌，开创中美关系新局面。尼克松晚年回忆录多处提到中方的无微不至的接待。所以:接待工作无小事。

假设你是一个市场和一个项目的负责人。领导会来视察工作(当然这些原则也适用于接待其他对象)。你应该如何做好接待工作？

不要以为只做一份漂亮的书面工作报告，展示一下市场的基础工作就ok了。领导对你的考察，对你个人能力的认可，很大一部分取决于你接待工作的质量。

接待工作虽然有很多点，但只要把握好衣食住行这四个点，以及客人的身份和重要程度所决定的等级原则，即确定接待标准，一个完美的接待工作就不远了。

什么是衣服？

需要考虑当地的天气气候因素，提前通知领导及其随行人员，准备相应的衣物。当然也包括你个人和团队的着装，也可以延伸到gfd的准备，涉及到服装礼仪的知识，本文就不讨论了。

什么是食物？

就是领导来了以后吃什么？怎么吃？去哪里吃饭？这是重点。中国是一个饮食大国，饮食文化历史悠久。许多重要的事情需要在晚宴上讨论和决定，所以这是一个成功的招待会的核心。因为太重要了，所以放在最后讨论，这里暂时不展示。

什么是活着？

就是提前订房。这里首先要考虑接待标准来决定住宿标准。二是看客人有没有特别的酒店。订房时，避免不吉利的房号；根据酒店实际位置，综合考虑房间朝向、噪音、景观等因素；分配房间时，一般领队的楼层高于随从的楼层。如果同一行业有多个领导，分配原则是一样的。客房要提前进驻，看看房间设施有没有问题，还要考虑领导房间是否需要摆水果。另外，要提前了解酒店设施:停车场位置、早餐楼层、游泳池楼层等。

什么是可以的？

就是领导视察期间的用车安排，工作路线安排，观光路线安排。

重点考察接待领导后从机场/火车站/汽车站到酒店的路线，考察期间的用车安排。包括:车辆类型和等级的考虑，接待车辆的卫生清洁等。，这个需要根据领导的行程来确定。至于市场调查路线的安排，要考虑堵车、红绿灯等因素，规划路线。另一个是领队离开时路线和方式的选择。你必须熟悉当地航班、火车和汽车站的出发时间。最后是地方特色旅游的路线选择。领导也是人。检查是一项费时费力的艰苦工作。劳逸结合最重要。除了领导工作，还必须熟悉当地的特色旅游线路。特别提醒的是:一定要提前踩好所有的线，也就是自己跑一遍，做到心中有数。把领导引入歧途是相当尴尬的。自己不踩，总会有意想不到的情况。

现在我们来讨论一下食物中的注意要点。

吃饭就是吃饭，现在叫吃饭。晚餐既然叫“局”，就需要精心设计，既能体现你的品质和品位，又能让客人体会到你的‘重视’和用心。那么一顿完美的饭需要注意什么呢？

一、计算考察期间的用餐次数，合理搭配用餐口味，提前预定。

一般第一餐和最后一餐都是大戏或者大餐。()根据接待标准，要选择高档或有特色的酒店。中途零食可以根据领导的胃口自由组合调整。

第二，确定晚宴的陪同人员。

陪同人员对于一顿完美的晚餐非常重要。必须指出，一场晚宴的级别很大程度上是由参加晚宴的人决定的，就像一场会议的级别是由在场的最高领导人的地位决定的一样。选择陪护有两个原则:对等原则和搭配原则。所谓对等，就是根据领队的身份来确定护卫的身份等级。搭配不仅仅是男女搭配，还包括综合选择搭配会喝酒，气氛活跃的人。

第三，菜系的选择，或者说酒店的选择，很重要。吃什么，去哪里吃，都是酒店选择决定的。

选酒店有两个原则:一是档次，二是特色。当然，最好是两者兼顾。如果不考虑特色，高级晚餐就是粤菜，也就是海鲜店。

以上要在吃之前考虑好。当领导进入酒店，准备开始用餐时，有哪些注意事项？

首先是餐前准备。

第一，包间的选择。

订多大的包间，多少人坐一桌，都需要提前考虑。夏天要提前开空调，冬天要开暖气。

第二，点菜(包括茶、饮料和酒)

一般主人要提前点凉菜(叫起)和主热菜(叫起)，最好不要让领导点(可以让领导点茶)。点好菜后可以让服务员报菜名给领导，或者给领导看好的菜单。出于礼貌，领导可能会加一道素菜或汤。

特别提醒:领导必须在进入包间5分钟内入座，所以陪同人员必须先到；主人和客人必须在坐下后的3分钟内用餐，所以冷菜必须先上，热菜的速度要提前告诉服务员。领导坐下后迟迟不吃饭是非常不礼貌的，会让主人和客人都很尴尬。

点餐的学问很大，另起炉灶的文章。这里只说原则:荤素搭配，考虑领导喜好，考虑客人间有无禁忌，考虑季节。如果是重要的饭局，为了提高饭局的水平，有必要上一顿。

如果实在点不出来，可以找服务员帮忙:我们的特色菜。但熟悉酒店经营规则的人都知道，这其实可能指向卖菜。最好的办法就是多吃多记。

第三，座位安排

准确的说叫桌号和座位安排。领导座位在哪里？谁来陪领导？这需要深思熟虑。按照当地习俗和国际惯例，入座有自己严格的礼仪规则。这里仅以山东规则为例。之所以选择山东，是因为山东(山东)自古被誉为礼仪之邦，民风良好，彬彬有礼，比较有代表性。

首先明确几个最重要的概念:主语-伴、副语(主语-伴)、主语-宾、副语(主语-宾)、主位。

其次，记住晚餐点菜礼仪的三个最重要的原则:

以右为上(遵循国际惯例，这里的左右是指当事人之间的左右，区别于我国传统习惯和国内政治会议中以左为尊)、面对面为上(好视角为上)、邻近为上(靠近主持人/主题为上)。

简单来说，主持人就是嘉宾党的NO1，领导大哥。主陪席的位置叫主题，一般是面对登机口(这是通用的)、电视、视线的最佳位置。普通包房会标上叠放的最高的餐巾花。

助理是客人方面第二重要的人物。一般来说就是能买单的人来上班。通常会选择能喝很多，说话能活跃气氛的人。助理的座位就在主护卫的正对面。

陪侍:山东特有的习俗，位于主人右侧第二个位置，陪侍和主人牢牢夹住主人和客人。

主宾:被邀请方，也就是嘉宾中的1号，带头，坐在主持人右手边第一个位置。

副主宾:被邀请方的第二重要人物。位置在主机的左手边。副客和主客把主伴牢牢夹在中间。

三宾:客侧3号，位于助理右手边。

四位客人:客人侧4号，位于助理左手边。

主陪、副陪、主宾、副宾的位置是最重要的，在整个山东都是固定的。四客五客的位置有时排在主客、副客之后，俗称“上座”。

提示:所有倒酒、倒茶、倒水、递毛巾、上菜的起始位置都是从主宾的位置开始(这在中国是常见的，但热菜要上在主宾对面座位的左侧，也就是通常预留的上菜位置。新菜上桌后，服务员还会把菜转到主宾的位置，让主宾先品尝。这时候不要互相攻击，不然就大错特错了)，坐下来之后自己分析。下图是山东年夜饭的座次图。

客人都到位了，开饭了。饭里有哪些要点？

首先，引言

一般先介绍嘉宾方。首先当然要介绍领导，并注明领导的职务。其次要介绍护卫队，最重要的护卫队先介绍。其他的要按照职位或者年龄来介绍。如果晚宴上有地位高的人在场，当然会先介绍地位最高的人，其他的按顺序或职位大小依次介绍。

第二，敬酒

一般是主人先敬酒，领导再敬酒，然后按照当地习俗敬酒。这时候你可以提前提议敬酒，但前提是要征得领导同意。有时候领导身体不好，菜太杂，气氛沉默，你就站起来。最后，为了体现你的工作程度，邀请酒店老板或者总经理亲自敬酒是非常合适的。敬酒的学问很大，又是一篇大文章要讲，这里就不展开了。

第三，晚餐服务

重要的饭局都有包房服务员，有时甚至几个，但你主动倒水、倒酒、上菜还是能体现你的素质，尤其是服务员无暇顾及的时候。永远不要等主人和客人来倒酒，这就需要你时刻关注主人和客人的酒杯，以及酒杯是否是空的(酒杯要随时是满的)。这时倒水的顺序是先给客人，再给主人。倒酒时，在客人右侧进行。

第四，饭间游戏

要准备几个简短的笑话、歌曲、猜拳等热闹的气氛，这是展示自己才华和综合素质的机会。

第五，饮食禁忌

领导拿个菜，你翻桌子；领导敬酒，你拿个菜；领导说话，你插嘴；领导没尝新菜，你先尝；当筷子在菜里翻找的时候，你就乱用筷子(不用公筷敬菜，说话不放下筷子，用嘴舔筷子，把筷子插在饭里，甚至用筷子挠牙齿等等。);当你带着一个盘子过河时，等等，这不是一个小细节，

另外，不同的菜系有各自的吃法，说错了就会闹笑话。因为这不是本文的内容，这里就不展开了。

一顿饭吃完就结束了吗？送行也是有学问的。

先把陪同的客人先送走，因为领导经常要和主人聊一聊。

第二，发给领导。如果领导想直接回酒店，需要送领导回去。

第三，巡视包房，看有没有遗落物品。

另外，最后要补充的是出发的礼物，考虑到当地特产的礼物。